なぜ事業所は処遇改善加算システムを導入するのか ――現場の声から見える“導入の本当の理由”

処遇改善加算の一本化やベースアップ加算の導入など、制度が大きく変わった令和6年度。
「もうExcelでは限界です」「合っているのか不安」――そんな声を多く耳にします。
では実際に、処遇改善加算の管理システムを導入された事業所の皆さまは、どんな理由で決断されたのでしょうか。
ここでは、全国の現場で伺った“リアルな声”をもとに、その背景を整理してみました。

１．制度が難しすぎて、正しい方法が分からない

令和6年度の「新加算」への移行で、
「毎月支払う必要があるの？」「賃金改善実施期間って何？」と戸惑う声が相次ぎました。

「今まで通り一時金で払ってしまい、後から毎月支給しないといけなかったと知った」
「指定権者に聞いても答えがまちまちで不安」

システムを導入することで、「いつ・誰に・いくら払ったか」が明確になり、行政へ説明できる“根拠のある記録”を残すことができます。
制度の複雑さに左右されず、安心して運用できることが大きな理由のひとつです。

２．Excel管理の限界と、属人化からの脱却

多くの事業所が「Excelで何とかしてきた」と話されます。
しかし担当者が退職した途端、式が壊れて再現できなくなる――そんなケースも少なくありません。

「関数が壊れて直せない」「法定福利費を入れ忘れていた」
「担当者しか分からない状態になっていた」

システムを使うことで、誰が見ても同じ計算結果が出るようになり、
引き継ぎや監査対応もスムーズになります。
属人化からの解放は、現場にとって大きな安心材料です。

３．報告書づくりに時間を取られすぎている

処遇改善の最大の山場は、年度末の「実績報告」。
計算ミスや転記漏れで何度もやり直しになった経験をお持ちの方も多いでしょう。

「様式への転記が自動でできるのは本当に助かる」
「大きな電卓みたいに使えるのがいい」

システムでは、入力した金額が自動で集計・転記され、報告書の作成が格段に早くなります。
「計算作業ではなく、確認作業だけで済むようになった」という声も増えています。

４．法人全体で統一したいという声

複数の事業所を運営する法人では、
「事業所ごとに計算ルールが違う」「Excelの管理方法がバラバラ」という課題が顕在化しています。

「法人一括で統一したい」
「加算区分が違うとどうしたらいいか分からない」

全体の整合性を取るための仕組みとして、システム導入が選ばれています。

５．“説明してくれる”という安心感

サポート不足や専門知識の壁を感じていた方ほど、
「制度を根拠に基づいて説明してくれる」点を重視されていました。

「厚労省の通知をもとに説明してくれるのがありがたい」
「指定権者に説明できるように整理してくれるのが助かる」

制度の根拠に基づいたサポートと、事業所に寄り添った対応が導入の後押しになっています。

６．“高くない・難しくない”という導入のしやすさ

最後に多かったのが、コストと操作性の面です。

「シンプルで分かりやすい」
「サポートや法改正の度に行われるバージョンアップも追加費用がかからないからありがたい」

シンプルで使いやすく、導入コストが抑えられる――この“はじめやすさ”も、迅速な法改正への対応も
多くの事業所が選ぶ理由になっています。

おわりに

処遇改善加算の管理は、「制度を理解する」ことと「正しく記録する」ことの両輪が大切です。
多くの事業所がシステムを導入した背景には、
「正確に」「安心して」「職員のために」この制度を運用したいという思いがあります。

処遇改善加算は、返還や指定取り消しもあり得る制度です。
その仕組みを正しく整えることは、職員の安心と、事業所の信頼を守ることにつながります。
処遇改善加算管理システムを使って、今一度、支払い方法や管理体制を見直し、確かな運用を進めていきませんか。